Aktive Kommunikation in Changeprojekten erzeugt Akzeptanz
von Mathias Ruopp, Berater bei der Safari GmbH
„Stillstand bedeutet Rückschritt“. Diese beliebte Phrase gibt ganz deutlich die Bedeutung eines aktiven Change Managements in Unternehmen wieder. Unternehmen fühlen sich nur dann für die Zukunft gewappnet, wenn Sie sich verändern können.
Mit diesem Beitrag möchte ich die Bedeutung der internen Kommunikation in Veränderungsprojekten betonen. Denn nur aktiv geplante und das gesamte Projekt begleitende Kommunikation stellt die völlige Erreichung aller Projektziele sicher. Oder um es an einem Gegenbeispiel zu verdeutlichen: Im Durchschnitt sinkt die Produktivität durch schlechtes Change Management um 20% (laut einer Studie der Capgemini Group, >> Link zur Studie). Eine Expertenbefragung, die ich im Rahmen meiner Diplomarbeit (Titel: „Planung und Durchführung eines Change Management - Projektes mit integrierter, interner Kommunikation für die Aquaflex GmbH“; FH Neu-Ulm für den Fachbereich Marketing-Kommunikation) durchführte, bestätigte dieses Ergebnis. Sie zeigt aber auch, dass diese Probleme unternehmensintern bekannt sind. Nur sind die Projektverantwortlichen meist so intensiv durch die Projekttätigkeiten ausgelastet, dass für organisierte Kommunikation keine Zeit bleibt. Der termingerechte Projektabschluss wird dadurch vor die zu erreichenden Projektziele gestellt. Kommunikation findet dabei zwar durchaus statt, aber meist nur zwischen den Projektmitgliedern und den Projektauftraggebern (Geschäftsführung).
Zum besseren Verständnis eine kurze Übersicht alle Beteiligten:
- Geschäftsführung: Auslöser der Veränderung
- Projektleitung: Berichtet an die Geschäftsführung und verantwortet das Projekt
- Projektmitarbeiter: Teilnehmer sollten aus allen von der Veränderung betroffenen Bereichen in das Projektteam entsandt werden
- Mitarbeiter: Alle anderen Mitarbeiter des Unternehmens
- Zulieferer / Kunden: Indirekt ist auch diese Gruppe von Veränderungsprozessen im Unternehmen betroffen
Wie die Befragung ergeben hat, ist die Kommunikation der Projektteilnehmer untereinander als unkritisch zu bewerten. Informationen werden über Email, projektbezogene Webseiten, in regelmäßigen Meetings und vielen weiteren Kanälen ausgetauscht.
Der Fokus dieser Kommunikation ist aber ein rein pragmatischer. Ein weiteres klares Ergebnis der Befragung war, dass Kommunikation in Veränderungsprojekten nicht aktiv geplant wird. Vielmehr wird von einer etablierten Projektkommunikation ausgegangen (projektinterne Kommunikation). Dies ist in vielen Fällen richtig. Was dabei außer acht gelassen wird, ist die Kommunikation der Projektstände und -ergebnisse an alle Betroffenen (projektexterne Kommunikation).
„Alle Nutzer erhalten eine Schulung. Dann wissen Sie ja was Sie machen müssen.“ Diese Antwort eines Projektleiters bei der unternehmensweiten Einführung einer neuen Software kann dabei als typisch angesehen werden. Nutzungsakzeptanz bei den Mitarbeitern für die geplanten Veränderungen zu erzeugen, sieht meiner Meinung nach anders aus. Ein integriertes Kommunikationskonzept in Veränderungsprojekten berücksichtigt dies. Im Folgenden will ich kurz die meiner Ansicht nach wichtigsten Punkte darstellen:
- Schon bei der Projektinitialisierung werden alle Betroffenen identifiziert.
- Es wird eine Übersicht der im Projekt nutzbaren Kommunikationsmittel erstellt (z.B. Projektnewsletter, Email, persönliche Gespräche, Hotline, Intranet / Extranet, Präsentationen).
- Den Punkten des Projektplans werden Kommunikationsinhalte und –mittel zugeordnet (z.B. eine Email an alle Mitarbeiter zum Punkt „Projektstart“).
- Kommunikation ist keine Einbahnstraße. Jede Kommunikationsmaßnahme muss einen Rückkanal für Feedback enthalten.
- Erfolge kommunizieren! Jeden erfolgreichen Meilenstein bzw. jedes durchschrittene Project-Gate mitteilen. Erfolg schafft Vertrauen und regelmäßige Information erhöht die Akzeptanz der Veränderung.
Diese fünf Punkte erheben natürlich keinerlei Anspruch auf Vollständigkeit und sollen auch nur als Orientierung und Einstieg dienen. Sie zeigen aber deutlich mit wie wenig zusätzlichem Aufwand Kommunikation in Veränderungsprojekten geplant werden kann. Dadurch erhöht sich die die Akzeptanz gegenüber der Veränderung, was sich nach meiner Erfahrung deutlich in den erreichten Projektergebnissen widerspiegelt.
Welche Erfahrungen haben Sie in Veränderungsprojekten gemacht oder haben Sie Ergänzungen zur 5-Punkte Liste? Diskutieren Sie mit Uns.
